Répondre à une consultation en bureau d’études : la méthode en sept étapes

Une réponse à consultation échoue rarement sur la qualité technique du bureau d’études. Elle échoue parce qu’elle répond à côté de ce qui est jugé, ou parce qu’elle a été terminée dans la nuit précédant le dépôt.

Les sept étapes ci-dessous traitent l’une et l’autre.

Étape 1 · Lire le règlement de consultation avant le CCTP

L’ordre de lecture naturel est le mauvais. Les ingénieurs ouvrent le CCTP parce que c’est la partie technique, donc la partie intéressante. Le document qui décide du résultat est le règlement de consultation : il contient les critères de jugement et leur pondération.

Trois informations à en extraire immédiatement : le poids relatif du prix et de la valeur technique, la décomposition de la note technique en sous-critères, et les éléments dont l’absence rend l’offre irrégulière.

Étape 2 · Décider de répondre

Dans les 48 heures, sur une grille écrite, par une personne nommée. C’est le sujet complet du guide du go/no-go. Une réponse engagée sans cette étape consomme le même coût qu’une réponse qualifiée, pour une probabilité inconnue.

Étape 3 · Rassembler ce que l’entreprise sait déjà

Avant de rédiger quoi que ce soit, quatre questions doivent trouver une réponse : quelles missions comparables avons-nous livrées, combien ont-elles réellement coûté, quels écueils sont apparus, et quelles références sommes-nous autorisés à citer.

Cette étape est celle qui distingue une réponse étayée d’une réponse générique. C’est aussi celle qui prend le plus de temps quand rien ne la facilite : voir préparer une affaire sans repartir de zéro.

Étape 4 · Construire le rétroplanning à l’envers

Étape 5 · Calquer le plan du mémoire sur la grille de jugement

Si le règlement note la méthodologie sur 30, les moyens sur 20 et les délais sur 10, le mémoire comporte ces trois parties, dans cet ordre, avec un volume proportionnel. C’est une évidence, et c’est ce que la majorité des réponses ne font pas.

Le bénéfice est double : la personne qui note trouve immédiatement ce qu’elle cherche, et le rédacteur ne développe pas longuement un point qui pèse trois points sur cent. La méthode complète est dans structurer un mémoire technique.

Étape 6 · Faire relire par quelqu’un qui n’a pas rédigé

Le relecteur ne cherche pas les fautes. Il vérifie trois choses, avec le règlement de consultation à côté de lui : chaque sous-critère a-t-il une réponse identifiable, la réponse est-elle spécifique à ce marché ou interchangeable, et un lecteur qui ne connaît pas l’entreprise comprend-il ce qui est proposé.

C’est l’étape la plus rentable de la séquence, et la première sacrifiée quand le planning dérape : ce qui est précisément l’argument pour la placer à J-7 plutôt qu’en fin de course.

Étape 7 · Capitaliser avant de passer à la suivante

Une réponse déposée doit produire deux livrables : le dossier, et une trace exploitable la prochaine fois. Trente minutes suffisent, à chaud.

• Les heures réellement passées, par contributeur.
• Les passages réutilisables, extraits et rangés là où on les retrouvera.
• Ce qui a manqué pendant la préparation, et où il aurait fallu le trouver.
• Après le résultat : le classement obtenu, et le motif quand il est communiqué.

Sans cette étape, chaque réponse repart du même point que la précédente, et l’entreprise ne progresse pas malgré l’expérience accumulée. Voir capitaliser le retour d’expérience projet.

Questions fréquentes